Pemeriksaan Latar Belakang: Pentingnya Sumber Data yang Resmi

Beberapa penyedia jasa pemeriksaan latar belakang prakerja sering menjual “kecepatan” dalam mendapatkan hasil, bahkan mengklaim bisa menyelesaikan verifikasi hanya dalam hitungan jam.  Namun, sebagai perusahaan pengguna jasa tersebut, pernahkah Anda berpikir bagaimana mereka bisa mendapatkan hasil secepat itu?

Pada tahun 2022, kasus Taylor melawan Inflection Risk Solutions, LLC di Amerika Serikat mengguncang industri pemeriksaan latar belakang. Tony Taylor, seorang warga Minnesota, ditolak menyewa properti melalui Airbnb karena laporan pemeriksaan latar belakang menyebut bahwa ia memiliki catatan pidana berat (felony). 

Padahal, catatan tersebut sebenarnya telah diturunkan statusnya menjadi pelanggaran ringan (misdemeanor) setelah ia menyelesaikan masa percobaan. Kesalahan data tersebut berdampak besar terhadap reputasi dan kesempatan kerja Taylor. Kasus tersebut kemudian berkembang menjadi gugatan kelompok (class action), dan Inflection Risk Solutions akhirnya menyetujui penyelesaian sebesar 4 juta dollar AS bagi Taylor dan ribuan orang lain yang mengalami kesalahan serupa.

Kasus ini bukan sekadar tentang kelalaian, tapi menunjukkan satu hal krusial yang sering diabaikan, yaitu akurasi sumber data jauh lebih penting daripada kecepatan hasil.

Tantangan di Balik Pemeriksaan Latar Belakang Pra kerja

Di balik setiap laporan pemeriksaan latar belakang pra kerja yang tampaknya sederhana, terdapat proses yang kompleks. Tidak semua data dapat diakses secara publik dan instan atau melalui satu sumber terpusat. 

Misalnya:

• Verifikasi pendidikan di beberapa negara hanya dapat dilakukan melalui permintaan langsung ke perguruan tinggi yang mengeluarkan ijazah tersebut dan sering kali membutuhkan izin tertulis dari kandidat. 
• Pemeriksaan catatan kriminal di beberapa yurisdiksi membutuhkan dokumen hukum tertentu dan akses terbatas ke basis data resmi. 
• Verifikasi riwayat pekerjaan terkadang membutuhkan konfirmasi langsung dari HR perusahaan sebelumnya yang sering membutuhkan waktu beberapa hari untuk mendapatkan hasil jawaban. 
• Pemeriksaan politically exposed persons (PEPs) menantang karena data posisi politik bisa berubah dengan cepat dan perlu pembaruan berkala.

Inilah mengapa layanan pemeriksaan latar belakang yang profesional tidak semata-mata berorientasi pada kecepatan. Setiap pemeriksaan melibatkan proses hukum, administrasi, dan komunikasi lintas batas negara. Hasilnya mungkin tidak instan tetapi dapat dipertanggungjawabkan secara etis dan legal.

Baca Juga:

Pemeriksaan Kesehatan Prakerja

Reference Check: Langkah HR Menggali Performa Calon Karyawan

Antara Kecepatan dan Kepatuhan

Beberapa penyedia layanan menjanjikan hasil pemeriksaan hanya dalam 24 jam. Namun, janji semacam itu sering kali mengorbankan kualitas dan keabsahan data. 

Pemeriksaan catatan kriminal di Thailand merupakan salah satu contoh nyata. Pemeriksaan ini hanya dapat dilakukan melalui Royal Thai Police (RTP) dan tidak dapat sepenuhnya diotomatisasi. 

Jika perusahaan menggunakan penyedia jasa background screening, calon karyawan berkewarganegaraan asing wajib hadir di RTP bersama perwakilan penyedia jasa untuk melakukan pemindaian sidik jari dan menyerahkan dokumen persyaratan yang diperlukan. Sementara itu, untuk calon karyawan berkewarganegaraan Thailand, permintaan pemeriksaan catatan kriminal dapat diwakilkan oleh perwakilan pihak ketiga yang akan menyerahkan dokumen persyaratan langsung ke RTP. 

Sebelum pemeriksaan dilakukan, consent letter menjadi salah satu dokumen wajib yang harus diperoleh oleh pihak ketiga dari calon karyawan, baik warga negara Thailand maupun asing. Hasil pengecekan biasanya membutuhkan waktu 8-15 hari kerja. 

Jika ada pihak yang mencoba mempercepat proses dengan menggunakan sumber data tidak resmi, laporan hasil pengecekan berisiko tidak sah secara hukum dan dapat melanggar prinsip perlindungan data pribadi sebagaimana diatur dalam personal data protection act (PDPA) Thailand, yang mengatur bahwa data pribadi hanya boleh dikumpulkan dan diproses dengan izin yang sah.

Inilah alasan mengapa proses pemeriksaan tidak bisa diukur hanya dari seberapa cepat hasilnya keluar, tetapi juga dari legalitas sumber data dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku di wilayah tersebut.

Kepatuhan Terhadap Regulasi Data Pribadi

Selain soal kecepatan dan akurasi, kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data pribadi adalah komponen penting dalam pemeriksaan latar belakang prakerja. Sebagai contoh, GDPR di Eropa dan UU PDP di Indonesia mengatur bahwa data pribadi hanya boleh diproses untuk tujuan yang sah dan dengan izin yang jelas dari pemilik data.

Artinya, setiap tahap dalam pemeriksaan, mulai dari pengumpulan, verifikasi, hingga pelaporan hasil, harus dilakukan secara transparan dan berdasarkan prinsip lawful processing. Pelanggaran terhadap prinsip ini dapat berakibat pada sanksi hukum dan hilangnya kepercayaan publik terhadap perusahaan maupun penyedia layanan yang dimaksud.

Mengapa Penting Bermitra dengan Penyedia yang Kredibel

Memilih penyedia jasa pemeriksaan latar belakang prakerja yang kredibel berarti memilih keamanan, akurasi, dan kepatuhan. Penyedia yang profesional akan:

• Menggunakan sumber data resmi yang dapat diverifikasi.
• Transparan di setiap tahap pemeriksaan.
• Mematuhi regulasi perlindungan data, lokal maupun internasional.
• Menyajikan laporan yang akurat, dapat dipertanggungjawabkan, dan ditindaklanjuti.

Pada akhirnya, pemeriksaan latar belakang bukanlah tentang siapa yang paling cepat, tetapi tentang siapa yang paling dapat dipercaya dalam menjaga integritas data dan prosesnya.